Как создать общую записную книжку в OneNote?

В данном материале мы будем создавать общую записную книжку в программе OneNote 2010. Также мы рассмотрим все способы доступа другим пользователям к этой книжке и закрепим еще одного автора для ее редактирования. Итак, давайте же приступим к работе. 

Создание общей папки

Раньше мы обсудили все прелести совместной работы в общей записной книжке OneNote. Так давайте создадим же эту общую книжку, которую в дальнейшем можно будет совместно использовать с другими авторами. Для этого открываем приложение OneNote 2010, открываем вкладку «Файл» и выбираем пункт «Создать«. В разделе «Хранить записную книжку» нужно выбрать параметр «В Интернете«, затем ниже ввести имя новой записной книжки.

Для параметра «Расположение в Интернете» выбираем расположение записной книжки на веб-сайте службы Windows Live SkyDrive. Для использования службы SkyDrive необходимо создать идентификатор Windows Live ID, такой же, который используется для входа в Hotmail и другие службы.

Чтобы создать идентификатор, можно выбрать любую из этих ссылок (1) и перейти на главную страницу входа службы. Вот вам в помощь статья по регистрации и работы в SkyDrive. Если у вас уже есть свой аккаунт в этой службе, то просто нажмите кнопку «Вход«.

В окне входа нужно ввести свой адрес электронной почты — идентификатор, а затем пароль. Устанавливаем флажок «Автоматическая регистрация«, нажимаем кнопку «Ок» и ждем, пока приложение OneNote подключится к службе SkyDrive.

После подключения OneNote в разделе «Расположение в Интернете» отображаются все папки в службе SkyDrive. Теперь нужно создать отдельную папку в записной книжке, поэтому выбираем параметр «Создать общую папку» (2).

Задаем общий доступ к папке

После этого вас перебросит в службу SkyDrive. Там вручную вам нужно будет создать новую папку. Я, к примеру, назову ее «Поездки«. Далее в приложении OneNote нажимаем на кнопку «Обновить» и появится новая папка.

Далее в SkyDrive нам нужно предоставить общий доступ к этой папке другому автору. Отмечаем галочкой нужную папку и в правом углу окна включаем «Область сведений» (3). В разделе «Общий доступ» видно, что данная папка доступна только мне. Чтобы предоставить к ней доступ второму автору, нажимаем на кнопку «Поделиться» (4).

Далее выбираем меню «Получить ссылку» (5) и в правом поле (6) выбираем Редактирование, так как нам нужна совместная работа двух авторов над одним документом. Теперь нажимаем на кнопку «Создать ссылку» (7).

Далее будет представлена новая ссылка. Здесь можно эту ссылку сократить (8) или отправить в социальные сети. Также есть возможность создать еще одну дополнительную ссылку.

Тут же есть возможность эту ссылку сразу отправить второму автору. Однако сперва я вам рекомендую добавить контакт второго автора, чтобы в дальнейшем вам было проще с ним связаться. Новый контакт создаем в приложении «Люди» от сервиса SkyDriva. Для этого в самой верхней панели нажимаем на специальную стрелочку (рисунок ниже) и выбираем данное приложение. Там создаем нужный контакт и обратно возвращаемся сюда.

Заходим в меню «Отправить ссылку для доступа» (9) и в правом поле (10) указываем почту получателя. Если вы сохранили контакт в приложении «Люди«, то по мере набора адреса почты или имени человека, система вам будет автоматически высвечивать подсказки в виде списка похожих людей.

Когда мы выбрали второго автора для редактирования документа, но получателю разрешен только просмотр, то щелкаем по этой надписи (11) и перед нами будут доступны параметры для выбора уровня разрешения. В дополнительных окошках можно выбрать сможет ли получатель изменять или только просматривать, и нужна для этого ему учетная запись Microsoft или нет. В общем, устанавливаем параметры, как на рисунке ниже. После всех манипуляций нажимаем на кнопку «Поделиться«.

Все, теперь, когда мы вновь сможем повторно проверить свойства папки, то увидим, что второй автор будет иметь доступ к этой папке и сможет ее в дальнейшем редактировать (рисунок ниже). Таким образом, мы создали возможность редактирования одного документа двумя разными авторами. Обратите внимание, что этот уровень разрешения применяется ко всем файлам в папке «Путешествия«.

Создаем записную книжку

Теперь закрываем службу SkyDrive и переходим к приложению OneNote. Опять возвращаемся во вкладку «Файл» и в пункт «Создать«. В 3 разделе «Расположение в Интернете» нажимаем кнопку «Обновить» (12) — появляется новая папка «Поездки» (13), созданная в службе SkyDrive. Ее значок в виде двух человечек означает, что эта папка совместно используется с другими пользователями. Выбираем папку «Поездки«, в которую нужно будет сохранить записную книжку, и нажимаем кнопку «Создать записную книжку» (14).

При создании записной книжки в приложении OneNote отобразится индикатор выполнения задачи. Затем новая общая записная книжка откроется на вкладке «Главная«. Появится сообщение, в котором будет предложено отправить ссылку на записную книжку пользователям, с которыми она совместно используется. Теперь чтобы уведомить второго автора нужно нажать кнопку «Отправить ссылку«.

Приложение OneNote открывает сообщение электронной почты, в котором добавлены две ссылки на записную книжку в Outlook. Таким образом, второй автор получает два способа доступа к записной книжке. Верхняя ссылка дает возможность открыть книжку в самой программе OneNote 2010. Вторая открывает записную книжку в приложении OneNote Web App в службе SkyDrive.

В другом посте мы подробнее остановимся на работе в приложении OneNote Web App (теперь это уже OneNote Online). А сейчас нужно ввести адрес электронной почты второго автора (строка темы заполняется автоматически) и написать какое-нибудь короткое сообщение. Затем отправляем данное сообщение. Все, теперь можно начать работать с общей записной книжкой.

Если вы вдруг не отправите уведомление по электронной почте в ответ на запрос, вы можете сделать это следующим образом. Откройте вкладку «Файл«, выберите пункт «Разрешить общий доступ«, убедитесь, что указана соответствующая записная книжка (15), а затем щелкните пункт «Отправить сообщение другим пользователям об этой записной книжке» (16).

Вот и все! Теперь вы уже знаете, как можно создать общую записную книжку в приложении OneNote, как предоставить и настроить общий доступ к этой книге, а также отправить оповещение другим пользователям. Если вы не все запомнили, то попробуйте повторить данные действия еще раз. В следующий раз мы затронем синхронизацию изменений в записной книжке. В общем, изучайте и внедряйте!