Советы по работе с Word

Если вы уже очень давно работаете с программой Microsoft Word, то все равно вам возможно пригодятся мои полезные советы, которые сделают вашу работу в Word 2010 еще быстрее. Итак, давайте же рассмотрим эти полезные приемы. 

Совет 1. Быстрый запуск Word

Сейчас я вам расскажу, как можно быстро запустить программу Word. Сначала нужно последовательно нажать комбинацию клавиш Windows + R. Появиться окно «Выполнить», в котором необходимо ввести «winword», а затем нажать клавишу «Ввод». Приложение Word запуститься мгновенно, и вы сразу можете приступить к созданию документа.

Совет 2. Преобразование списка в таблицу

Давайте рассмотрим, как можно преобразовать список в таблицу. Допустим у меня есть список, разделенный и выровненный символами табуляции. Но я хочу усовершенствовать его, преобразовав в таблицу.

преобразование списка в таблицу праграммы Word

Сперва необходимо выделить текст, который требуется изменить. Поэтому выделяем весь текст и переходим в во вкладку «Вставка». Под кнопкой «Таблица» щелкнем раскрывающийся список и выберем «Преобразовать в таблицу» (1). Откроется диалоговое окно «Преобразовать в таблицу». Я уже говорил, что использовал знаки табуляции для создания списка, по необходимости добавляя их в разных местах. Поэтому вместо двух столбцов будет создано три. Мы принимаем параметры по умолчанию (а необходимые исправления внесем далее). Нажимаем «Ок».

Обратите внимание, что появилось три столбца. Теперь просто одним щелчком выделяете лишний столбец с помощью направленной вниз стрелки (просто наведите курсор на вершину лишнего столбика пока не появится стрелочка). Щелкайте выделенный столбец правой кнопкой мыши и выбирайте «Удалить столбцы». Это совсем не сложно. Можно продолжить и завершить форматирование таблицы. Как вы видите в «Стилях таблицы», у вас получился достаточно стандартный формат. Однако можно выбрать любой другой — достаточно просто провести по ним курсором. Но допустим мне нравиться один определенный формат.

стили таблиц в Microsoft Word

Раскроем коллекцию, предварительно установив курсор в таблице (когда устанавливаете курсор в таблице, то в верху автоматически появляются стили таблиц). Щелкнем раскрывающийся список (2) и выберем формат под названием «Светлый список — Акцент 2». Если вдруг у вас таблица сдвинулась, то можно с легкостью вернуть ее назад. Для этого нужно щелкнуть маркер таблицы (3) и, удерживая его, перетащить таблицу на необходимое место. Операции довольно просты и понятны, и у нас получилась действительно красивая таблица. Вот таким способом можно преобразовать список в таблицу.

Совет 3. Как сделать маркированный список более эффективным

Сейчас я хочу показать, как преобразовывать список в графический элемент SmartArt. Сначала выделим список, который нужно изменить. Маркированный список нужно вырезать, чтобы затем вставить его в элемент SmartArt (на главной вкладке нажимаете на значок ножницы или можете выделить текст и нажать комбинацию Ctrl + X). Переходите в меню «Вставка»  нажмите «SmartArt», затем выберите «Вертикальный маркированный список» и нажмите «Ок».

стили для SmartArt

Конечно, вы можете выбрать любой другой элемент. Теперь в области текста (4) просто выделите текстовые элементы и вставьте в список (4) с помощью клавиш Ctrl + V в элемент SmartArt в документе.

вставка текста Word в SmartArt

Теперь щелкните за пределами диалогового окна SmartArt или на крестик (5), чтобы закрыть окно.

преобразование списка Word в элемент SmartArt

Вот так просто мы преобразовали список документа Word в элемент SmartArt.

Совет 4. Обрезка рисунка по фигуре

Чтобы привлечь внимание к изображению, можно обрезать его по оригинальной фигуре. Для этого выделите изображение, перейдите на вкладку «Формат», нажмите стрелку на кнопке «Обрезка» и выберите пункт «Обрезать по фигуре». Здесь можно выбрать любую понравившуюся фигуру. Вот так можно привлечь внимание к изображению, обрезав его по фигуре.

Совет 5. Масштабирование с помощью мыши

Если во время работы Word вам нужно быстро увеличить объекты документа, то зажмите клавишу Ctrl и крутите колесико мыши вперед, чтобы увеличить их. Чтобы уменьшить объекты, снова зажимаем клавишу Ctrl и прокручиваем колесико мыши назад. Если выделить отдельный объект, то можно увеличить только его, тоже самое касается и текста. Так с помощью клавиши Ctrl и колесика мыши можно увеличивать или уменьшать объекты документа.

Совет 6. Размещение документов в службе SkyDrive

Создавая документы Word, следует подумать о том, где их удобнее хранить. Одним из наиболее практичных решений для хранения файлов является служба Windows Live SkyDrive. Если у вас еще нет учетной записи SkyDrive, то можно бесплатно получить ее на сайте Office.live.com. После входа в службу можно добавлять в нее документы Word, а также любые другие документы. Для этого в самой службе щелкните «Добавить файлы». Укажите папку, в которой их необходимо сохранить. Выбираем папку «Мои документы» (вы можете также создать новую папку). Теперь можно перетащить документы в специальный маленький квадрат или выбрать их на компьютере. Выбираем свой документ и нажимаем кнопку «Открыть».

Когда документ загружен, нажимаем кнопку «Продолжить». Документ появится в папке «Мои документы» в представлении списка. Если  щелкнуть на документ, то с правой стороны появятся функции, с помощью которых можно изменить документ в браузере, открыть его с помощью Microsoft Word или выполнить множество других операций, в том числе предоставить к нему совместный доступ. Поэтому добавления документа в службу SkyDrive — это еще один полезный совет.

Совет 7. Поиск и замена текста

Допустим во время последнего просмотра моего документа я заметил ошибку в слове «статестика». Оно должно писаться С — Т — А — Т — И — С — Т — И — К — А. Теперь мне нужно изменить все случаи «статестика» на «статистика» и сделать это быстро. Я выделяю этот элемент (слово) и использую функцию замены (на главной вкладке нажмите «Заменить» (6) или сочетание клавиш Ctrl + H).

Поиск и замена текста в Microsoft Word

Выделенный элемент автоматически вставляется в поле «Найти» (7). Мне нужно заменить его на статистика (8). Теперь я могу заменить каждый случай в отдельности, однако я не знаю, сколько таких слов встречается в тексте. Так как нужно заменить все эти слова, я нажимаю кнопку «Заменить все» (9). Отображается сообщение о том, что произведено 7 замен и нужно ли начать поиск сначала. Поскольку я не знаю точного количества слов с ошибкой в тексте, я вынужден согласиться. Чтобы точно произвести все замены, я выбираю «Да» (10). Позже у меня отобразилось сообщение о том, что произведено 10 замен. Вариант «Да» был правильным выбором, теперь можно нажать «Ок». Вот так можно искать и заменять текст в Microsoft Word.

Совет 8. Приемы выделения текста

Чтобы внести изменения в документ Word, необходимо выделить элементы, которые необходимо заменить. Поэтому я хочу напомнить вам о нескольких приемах выделения, которыми удобно пользоваться. Сперва выделите какой-нибудь большой блок текста, удерживая и перемещая курсор мыши. Возможно, этот способ вам уже известен. Можно также выделить любое слово, дважды щелкнув его. Двойной щелчок — и слово выделено. Можно также щелкнуть три раза подряд (тройной щелчок), чтобы выделить целый абзац. Есть также нетрадиционные приемы выделения.

приемы выделения текста в WordВ поле документа есть области (левая пустая область документа), в которых стрелка курсора поворачивается в сторону текста (как на рисунке слева). Обратите внимание, что во время работы над текстом курсор имеет форму I, а затем превращается в стрелку, направленную вправо. Сейчас передвиньте курсор в левую пустую область документа, чтобы появилась форма в виде стрелки и затем выделите строку, на которую указывает стрелка, одним щелчком. Щелкнув дважды, можно выделить абзац, щелкнув трижды — весь документ.

Щелчок мыши можно также комбинировать с нажатием клавиш. Один щелчок левой кнопкой мыши при нажатой клавише Ctrl, выделяет предложение от начало до конца. Еще менее распространенный способ — выделение отдельных строк щелчком мыши при нажатой клавише Ctrl. То же самое можно делать и со словами. Можно выделить одно слово, затем еще одно и еще одно. Этот способ позволяет форматировать слова отдельно от остального текста. И, наконец, текст можно выделять с помощью клавиши Shift.

Например, любые два абзаца можно выделить, просто щелкнув и потащив курсор вниз. Однако этот способ не всегда удобен, так как временами не позволяет выделить именно то, что нам нужно. Поэтому щелкните в верхней части абзаца в начале выделения и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните в конце другого абзаца — выделяется весь блок текста. Это лишь несколько из возможных способов выделения в Microsoft Word.

Совет 9. Отображение и скрытие ленты

Иногда, работая над усовершенствованием документа, необходимо максимально расширить рабочее пространство. Добиться этого можно, скрыв ленту. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + F1, чтобы скрыть ленту. Чтобы вернуть ленту на место, нажмите Ctrl + F1 еще раз. Скрыть ленту также можно, дважды щелкнув любую вкладку, кроме вкладки «Файл». Повторный двойной щелчок вернет ленту на место. Когда лента скрыта, ее по прежнему можно использовать — просто щелкните одну из вкладок. После выбора нужного элемента лента снова скрывается. Чтобы она отображалась постоянно, нужно дважды щелкнуть вкладку (как было сказано ранее). Такими простыми действиями можно отображать и скрывать ленту в Word.

Совет 10. Использование панели быстрого доступа

панель быстрого доступа в Microsoft WordЕсли вы часто используете определенные команды и кнопки, то их можно добавить на панель быстрого доступа, чтобы всегда иметь под рукой. Например, я часто использую стили, поэтому добавлю всю коллекцию на панель быстрого доступа (11). В группе «Стили» (находится на главной вкладке) я щелкаю стиль правой кнопкой мыши и выбираю команду «Добавить коллекцию на панель быстрого доступа». Теперь, с какой бы вкладкой я ни работал, я могу быстро получить доступ ко всем стилям. Таким образом можно добавлять часто используемые инструменты и даже меню на панель быстрого доступа. Панель быстрого доступа отображается в самом верхнем левом углу программы Microsoft Word в виде значков (11).

Совет 11. Добавление списка с флажками

Если есть список, к которому нужно добавить поля с флажками (например, список дел или другой список, пункты которого требуется отмечать), можно просто заменить маркеры возле списка. Выделите любой маркированный список, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Маркеры». В нижней части диалогового окна выберите команду «Определить новый маркер». Затем нужно выбрать подходящий шрифт.К примеру я знаю, что в шрифте Wingdings есть красивое поле для флажков. В диалоговом окне «Определение нового маркера» нажмите на кнопку «Символ» (12). 

определение нового маркера в Word

В новом диалоговом окне, с помощью выпадающего списка (13) выберите Wingdings. Потом среди доступных с низу маркеров выберите маркер в виде квадратика (14). Далее нажмите кнопку «Ок» (15), затем еще нажмите кнопку «Ок» в следующем окне для подтверждения.

выбор маркера в Word 2010

Теперь маркеры заменены на поля для флажков. Удобно то, что если нажать клавишу «Ввод» для добавления нового элемента, список будет продолжаться уже со вставленными полями для флажков. Единственный недостаток такой замены маркеров заключается в том, что сами флажки в этом списке установить нельзя. Если щелкнуть поле маркера, то флажок не появиться. Поэтому, если я хочу, чтобы в моем списке Word можно было устанавливать флажки, необходимо удалить эти маркеры и воспользоваться так называемыми элементами управления содержимым на ленте «Разработчик».

Итак, сперва избавимся от маркеров (просто выделите нужный текст с маркерами и еще раз щелкните на «Маркеры»), а затем настроим и подготовим список для вставки полей с флажками. Удалив маркеры, переходим к ленте и щелкаем правой кнопкой мыши в любом ее месте (16). Выбираем команду «Настройка ленты» и в открывшимся диалоговом окне настройки ленты выбираем единственную не выбранную вкладку — «Разработчик» (17) (отмечаем галочкой). Нажмите кнопку «Ок» (18). Вот и все, что нужно сделать. Вкладка «Разработчик» теперь активна.

добавить вкладку разработчик в Word

На вкладке «Разработчик» (19) находим поле с флажком (20) — это элемент управления содержимым «флажок». Щелкнем в том месте, где нужно вставить поле с флажком, а затем щелкнем элемент управления содержимым «флажок» (20). Повторим эту операцию для каждого поля. Так можно продолжать до бесконечности.

установка флажков в Microsoft Word

К сожалению, нельзя вставить элементы управления для целой группы, если вы об этом подумали. Если я отменю вставку и выделю несколько абзацев, то установить для них поля с флажками не получится. Поэтому, необходимо вставлять поля по отдельности для каждого абзаца, как мы делали это ранее. Теперь, когда поля вставлены, то можно установить флажки (21). Я установил флажок в поле (21). Ну вот и все. Вот так можно создавать элементы управления содержимым или список полей с флажками для списка дел или любой другой работы.

Итак, я дал вам 11 самых полезных советов по работе с программой Word от Microsoft Office , которые намного облегчат и ускорят работу с вашими документами. Изучайте и практикуйтесь!

Zavitushka-dlya-sayta

 
rss-1Следить за новыми статьями на этом блоге!

 Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности и пользовательским соглашением.

Комментарии 27

  • Сергей, спасибо вам огромное! Оказывается, столько полезных функций есть у ворда, которым я пользуюсь ежедневно. Столько времени в нем тусоваться и не знать даже половины возможностей…

    Мануал очень подробный и очень полезный.

  • Да, про эти функции я и не знала, все по старинке делаю. Особенно картинки по фигуре обрезать интересно. Спасибо, буду пробовать.

  • Подробная статья, как в Ворде вставить таблицы в колонтитул, можно использовать в написании рефератов и проектной документации.
    nebegun.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=80:2011-02-12-04-20-32&catid=48:msword&Itemid=76

  • Cергей, расскажите, пожалуйста, как вы делаете скриншоты с приближением? Вижу в первый раз и мне просто необходимо научиться делать такие же! Заранее благодарна за ответ.

    • Тамара, на этом блоге у меня стоит вот этот плагин alpha-byte.ru/wordpresso/plaginyi/auto-highslide

  • Для меня после прочтения этой статьи тоже открылось несколько новых фишек.
    Например, Советы 2 и 3. Никогда не использовал эти возможности. Да и 11 совет тоже на некоторые вещи глаза открыл.
    Спасибо, Сергей!

  • С Word ‘ом приходится частенько работать, так что эти советы будут весьма полезными. Спасибо огромное за ценную информацию. Твит.

  • Сереж подскажи где десятку скачать… уже файлов 5 скачала и при проверке показывает вирусы.

    • Попробуй на трекерах поискать (rutracker.org и ему подобные сайты). Там должны быть нормальные сборки офиса.

  • Сергей доброе утро! Очень много полезной информации узнала, как работать в Ворде. но у меня есть один вопрос.
    Как автоматический сделать замену по всему тексту с помощью элемента управления.
    Наша организация занимается проектированием и при выпуске проекта оформляем пояснительную записку и в разных местах по тексту указываем наименование объекта, можно с помощью элемента управления сделать автоматически.

    • Здравствуйте, Елена! А совет №7 вам не подходит? Если нет, то другой вариант я вам не могу подсказать. Сам пользуюсь Word 2010. Другого способа автозамены я не находил. Только тот, что написан в статье.

  • Сергей, доброе утро!
    Спасибо за совет, но мне необходимо сделать автозамену с помощью «Разработчика». В совете № 11, у Вас есть ссылка на элементы управления «Разработчик».
    Сейчас пишу шаблон для проектировщиков и с помощью функции «Аа» написала наименование объекта на разных страницах документа, т.к. это шаблон, наименование объектов будет манятся. Подскажите пожалуйста, как можно изменить текст, меняя только в одном месте.

    • необходимо сделать автозамену с помощью «Разработчика»

      Елена, по совету № 11 у вас не получится это сделать. Там все только вручную придется вставлять. По крайней мере это в десятой версии Ворда. Поэтому попробуйте сделать, как в совете №7. Это единственный способ автозамены.

      Попробуйте в шаблоне вставить спец символы или слова, по которым в дальнейшем будет вестись автозамена. В окне «Найти и заменить» внизу есть кнопка «Больше». Нажав на нее, развернуться дополнительные параметры по которым можно осуществлять замену. Например, можно вместо каких-то символов подставлять автоматом свои значения. В общем, вам тут нужно пробовать на практике.
      А через «Разработчик» придется только вручную вставлять. Может в 13 версии можно и автоматом, но я точно не могу сказать, так как с этой версией еще не работал.

  • Сергей, спасибо большое за помощь. Много полезной информации узнала.
    Была рада с Вами поработать. До свидание.

    • Елена, так вы пробовали решить свою проблему через окно «Найти и заменить»? Неужели так и не помогло. :-(

  • Сергей, добрый день!
    Данную функцию я использовала и мне проектировщики ответили, что это не подходит для шаблона.
    Потом узнала про окно «Элемент управления» и мне на глаза попал шаблон именно с такой функцией (автозамена), но ни кто мне не может ответить как это работает и автор шаблона давно уволился. Спасибо, что проявляете интерес к моей проблеме. :-)

    • Ура, Ура!
      Сергей, я все таки нашла эту функцию, используя окно «Вставка»- Экспересс блоки, «Разработчик». Направляю ссылку wordexpert.ru/page/vvod-povtoryayushhixsya-fragmentov-teksta-v-word-2007.
      В данной ссылки написано про word-2007, но в word-2010 тоже получается. *good*

      • Спасибо, Елена за рекомендацию! Я потом посмотрю информацию по вашей ссылке. Потом у себя попробую сделать. Вдруг в дальнейшем мне тоже пригодиться. :-)

  • Сергей, подскажите, пожалуйста, как мне сохранить по всему документу в Заголовках нужный ОТСТУП (например1,25)? В стилях у меня они разные, делаю через команду «изменить» «абзац» «ОК», первое время выполняется, а потом опять возвращается на первоначальные значения *cry*

    • Татьяна, в документе вам нужно выделить сам заголовок. Потом в элементе управления «Стили» над нужным используемым стилем нажимаем правую кнопку мыши и во всплывающем окне выбираем «Изменить«. Там ниже нажимаете на «Формат» и во всплывающем списке выбираете «Абзац«. Там в нем сохраняете нужные вам отступы и нажимаете ОК. Потом в оставшемся старом окне отмечаем пункт «В новых документах, использующих этот шаблон«. После этого нажимаем Ок.
      Теперь, когда вы будете создавать новый документ, то выберите нужный стиль для которого вы задавали параметры. Отступы не слетят. Я проверял несколько раз, у меня было нормально. :-)

  • Спасибо! всё так и получилось! :-)

1 2
А что вы думаете по этому поводу?

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Нажимая на кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности и пользовательским соглашением.