Как создать общую записную книжку в OneNote?

Как создать общую записную книжку в OneNoteВ данном материале мы будем создавать общую записную книжку в программе OneNote 2010. Также мы рассмотрим все способы доступа другим пользователям к этой книжке и закрепим еще одного автора для ее редактирования. Итак, давайте же приступим к работе. 

Создание общей папки

Раньше мы обсудили все прелести совместной работы в общей записной книжке OneNote. Так давайте создадим же эту общую книжку, которую в дальнейшем можно будет совместно использовать с другими авторами. Для этого открываем приложение OneNote 2010, открываем вкладку «Файл» и выбираем пункт «Создать«. В разделе «Хранить записную книжку» нужно выбрать параметр «В Интернете«, затем ниже ввести имя новой записной книжки.

Создание новой записной книжки в OneNote 2010

Для параметра «Расположение в Интернете» выбираем расположение записной книжки на веб-сайте службы Windows Live SkyDrive. Для использования службы SkyDrive необходимо создать идентификатор Windows Live ID, такой же, который используется для входа в Hotmail и другие службы.

Чтобы создать идентификатор, можно выбрать любую из этих ссылок (1) и перейти на главную страницу входа службы. Вот вам в помощь статья по регистрации и работы в SkyDrive. Если у вас уже есть свой аккаунт в этой службе, то просто нажмите кнопку «Вход«.

расположение записной книжки в Интернете

В окне входа нужно ввести свой адрес электронной почты — идентификатор, а затем пароль. Устанавливаем флажок «Автоматическая регистрация«, нажимаем кнопку «Ок» и ждем, пока приложение OneNote подключится к службе SkyDrive.

Вход в SkyDrive из OneNote

После подключения OneNote в разделе «Расположение в Интернете» отображаются все папки в службе SkyDrive. Теперь нужно создать отдельную папку в записной книжке, поэтому выбираем параметр «Создать общую папку» (2).

Доступ к файлам в SkyDrive из приложения OneNote 2010

Задаем общий доступ к папке

После этого вас перебросит в службу SkyDrive. Там вручную вам нужно будет создать новую папку. Я, к примеру, назову ее «Поездки«. Далее в приложении OneNote нажимаем на кнопку «Обновить» и появится новая папка.

Далее в SkyDrive нам нужно предоставить общий доступ к этой папке другому автору. Отмечаем галочкой нужную папку и в правом углу окна включаем «Область сведений» (3). В разделе «Общий доступ» видно, что данная папка доступна только мне. Чтобы предоставить к ней доступ второму автору, нажимаем на кнопку «Поделиться» (4).

Общий доступ к папке

Далее выбираем меню «Получить ссылку» (5) и в правом поле (6) выбираем Редактирование, так как нам нужна совместная работа двух авторов над одним документом. Теперь нажимаем на кнопку «Создать ссылку» (7).

Получить ссылку на общий документ в SkyDrive

Далее будет представлена новая ссылка. Здесь можно эту ссылку сократить (8) или отправить в социальные сети. Также есть возможность создать еще одну дополнительную ссылку.

Сократить ссылку

Тут же есть возможность эту ссылку сразу отправить второму автору. Однако сперва я вам рекомендую добавить контакт второго автора, чтобы в дальнейшем вам было проще с ним связаться. Новый контакт создаем в приложении «Люди» от сервиса SkyDriva. Для этого в самой верхней панели нажимаем на специальную стрелочку (рисунок ниже) и выбираем данное приложение. Там создаем нужный контакт и обратно возвращаемся сюда.

Стрелочка в SkyDrive

Заходим в меню «Отправить ссылку для доступа» (9) и в правом поле (10) указываем почту получателя. Если вы сохранили контакт в приложении «Люди«, то по мере набора адреса почты или имени человека, система вам будет автоматически высвечивать подсказки в виде списка похожих людей.

Отправить ссылку для доступа к документу в SkyDrive

Когда мы выбрали второго автора для редактирования документа, но получателю разрешен только просмотр, то щелкаем по этой надписи (11) и перед нами будут доступны параметры для выбора уровня разрешения. В дополнительных окошках можно выбрать сможет ли получатель изменять или только просматривать, и нужна для этого ему учетная запись Microsoft или нет. В общем, устанавливаем параметры, как на рисунке ниже. После всех манипуляций нажимаем на кнопку «Поделиться«.

Настройка доступа к файламВсе, теперь, когда мы вновь сможем повторно проверить свойства папки, то увидим, что второй автор будет иметь доступ к этой папке и сможет ее в дальнейшем редактировать (рисунок ниже). Таким образом, мы создали возможность редактирования одного документа двумя разными авторами. Обратите внимание, что этот уровень разрешения применяется ко всем файлам в папке «Путешествия«.

Важный момент: поскольку эта папка создана мною, то только я могу контролировать параметры ее разрешений.

Общий доступ

Создаем записную книжку

Теперь закрываем службу SkyDrive и переходим к приложению OneNote. Опять возвращаемся во вкладку «Файл» и в пункт «Создать«. В 3 разделе «Расположение в Интернете» нажимаем кнопку «Обновить» (12) — появляется новая папка «Поездки» (13), созданная в службе SkyDrive. Ее значок в виде двух человечек означает, что эта папка совместно используется с другими пользователями. Выбираем папку «Поездки«, в которую нужно будет сохранить записную книжку, и нажимаем кнопку «Создать записную книжку» (14).

Создание общей записной книжки из OneNote 2010

При создании записной книжки в приложении OneNote отобразится индикатор выполнения задачи. Затем новая общая записная книжка откроется на вкладке «Главная«. Появится сообщение, в котором будет предложено отправить ссылку на записную книжку пользователям, с которыми она совместно используется. Теперь чтобы уведомить второго автора нужно нажать кнопку «Отправить ссылку«.

Отправить ссылку

Приложение OneNote открывает сообщение электронной почты, в котором добавлены две ссылки на записную книжку в Outlook. Таким образом, второй автор получает два способа доступа к записной книжке. Верхняя ссылка дает возможность открыть книжку в самой программе OneNote 2010. Вторая открывает записную книжку в приложении OneNote Web App в службе SkyDrive.

Приглашение в записную книжку OneNote 2010

В другом посте мы подробнее остановимся на работе в приложении OneNote Web App (теперь это уже OneNote Online). А сейчас нужно ввести адрес электронной почты второго автора (строка темы заполняется автоматически) и написать какое-нибудь короткое сообщение. Затем отправляем данное сообщение. Все, теперь можно начать работать с общей записной книжкой.

Если вы вдруг не отправите уведомление по электронной почте в ответ на запрос, вы можете сделать это следующим образом. Откройте вкладку «Файл«, выберите пункт «Разрешить общий доступ«, убедитесь, что указана соответствующая записная книжка (15), а затем щелкните пункт «Отправить сообщение другим пользователям об этой записной книжке» (16).

Отправить сообщение другим пользователям в OneNote 2010

Вот и все! Теперь вы уже знаете, как можно создать общую записную книжку в приложении OneNote, как предоставить и настроить общий доступ к этой книге, а также отправить оповещение другим пользователям. Если вы не все запомнили, то попробуйте повторить данные действия еще раз. В следующий раз мы затронем синхронизацию изменений в записной книжке. В общем, изучайте и внедряйте!

Zavitushka-dlya-sayta

 
rss-1Следить за новыми статьями на этом блоге!

 Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности и пользовательским соглашением.

Комментарии 2

  • вижу, что вы не один пост посвятили Ванноуту…
    вроде и неплохая приблуда, и возможности широкие, но что она дает на практике? сколько в Сети общаюсь, большинство «коллег» настолько персонализированы, что создание чего-то общего отметается влет, на крайняк — в Скайп или Вайбер приглашают..

    • Тут главное, знать и правильно пользоваться возможностями. Я встречал и людей, которые частенько пользуются OneNote.

А что вы думаете по этому поводу?

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Нажимая на кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности и пользовательским соглашением.